Boligselskapsguiden – En god forvaltning av borettslaget eller sameiet sine midler

Å forvalte byggenes verdier handler om mer enn å fikse ting når de går i stykker. God planlegging og systematisk vedlikehold holder eiendommen i god stand, øker verdien over tid og skaper et attraktivt bomiljø for alle beboere. Denne guiden – laget sammen med vår samarbeidspartner Buma AS – gir styret verktøyene for å gjøre gode valg, både for løpende, periodisk og verdibevarende vedlikehold.

1. Ting dere bør tenke på

1.1 Gjennomfør en tilstandsvurdering

Start med en grundig sjekk av bygget – fasader, tak, vinduer, tekniske anlegg og fellesarealer. Bruk fagfolk og få rapporter som kan danne grunnlag for gode planer.

1.2 Lag langsiktige vedlikeholdsplaner

Basér planene på tilstandsvurderingen. Dette gir forutsigbarhet for styret, beboerne og økonomien.

1.3 Budsjettering og finansiering

Større prosjekter krever ofte mer enn årets driftsbudsjett. Vurder lånefinansiering eller kapitalinnkalling for å sikre midler.

1.4 Forstå beboernes behov

Ta hensyn til både estetikk og funksjon. Vinduer som ser bra ut, men ikke åpner seg, er ikke godt vedlikehold.

1.5 God kommunikasjon

Informer beboerne om planene og prosjektene. Åpenhet skaper tillit og forståelse.

2. Slik velger dere riktig leverandør

Riktig leverandør gir høy kvalitet, leverer til avtalt tid og holder prisen. Følg disse punktene:

• 2.1 Kompetanse og erfaring: Velg noen som kan akkurat det dere trenger.

• 2.2 Referanser: Sjekk tidligere prosjekter og kvalitet.

• 2.3 Godt tilbudsunderlag: Beskriv omfang, kvalitet og spesifikasjoner tydelig.

• 2.4 Evaluer tilbud nøye: Sammenlign pris, innhold og betingelser.

• 2.5 Kommunikasjon: God dialog underveis gir bedre resultater.

• 2.6 Plan for oppstart og gjennomføring: Ha fremdriftsplan og oppstartsmøte.

• 2.7 FDV og oppfølging: Sørg for at leverandøren leverer nødvendig dokumentasjon.

• 2.8 Følg lover og forskrifter: Husk at styret er byggherre ved større prosjekter.

3. Sikkerhet under arbeidene

Velg leverandører som setter sikkerhet først. Viktige punkter:

• SHA-plan: Klare rutiner for helse, miljø og sikkerhet.

• Opplæring: Arbeidere med riktig kompetanse og sertifisering.

• Oppfølging: Regelmessige vernerunder og møter.

• Kommunikasjon om sikkerhet: Informasjon til beboerne om tiltak.

• Plan for uønskede hendelser: Vær forberedt på det uventede.

4. Pris og kostnadskontroll

Sikre mest mulig verdi for pengene:

• Hent detaljerte tilbud fra flere leverandører.

• Vær tydelig på hva som er inkludert og ikke.

• Bruk evalueringsmodell som tar hensyn til pris, kvalitet og miljø.

• Forhandle.

• Følg med på markedstrender, spesielt ved lange avtaler.

5. Tenk langsiktig

Riktig vedlikehold styrker verdien på bygget og gir lavere kostnader på sikt. Velg partnere som leverer kvalitet, følger opp og prioriterer sikkerhet.

Styrelederne.no og Buma AS håper denne guiden hjelper dere å ta gode beslutninger – til nytte for både beboere og bygningene dere har ansvar for.

Lykke til med vedlikeholdet!